Sistema de Consulta de Ordenamientos




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    [N. DE E. DE CONFORMIDAD CON EL TRANSITORIO SEGUNDO DE LA LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA, PUBLICADA EN EL P.O. 28 DE FEBRERO DE 2024, EL PRESENTE ORDENAMIENTO HA SIDO ABROGADO.]


    LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA

    ÚLTIMA REFORMA PUBLICADA EN EL PERIÓDICO OFICIAL: 28 DE FEBRERO DE 2024 (ABROGADA).

    Ley publicada en la Décima Sección del Periódico Oficial del Estado de Puebla, el viernes 13 de septiembre de 2013.

    DECRETO del Honorable Congreso del Estado, que expide la LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA.

    Al margen un sello con el Escudo Nacional y una leyenda que dice: Estados Unidos Mexicanos.- LVIII Legislatura.- H. Congreso del Estado de Puebla.

    RAFAEL MORENO VALLE ROSAS, Gobernador Constitucional del Estado Libre y Soberano de Puebla, a sus habitantes sabed:

    Que por la Secretaría del H. Congreso, se me ha remitido el siguiente:

    EL HONORABLE QUINCUAGÉSIMO OCTAVO CONGRESO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE PUEBLA

    CONSIDERANDOS...

    Por lo anteriormente expuesto y con fundamento en los artículos 57 fracción I, 61, 63 fracción II, 64 y 67 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla; 115, 119, 123 fracción II, 134, 135, 144 fracción II y 158 de la Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de Puebla; 46, 47, 48 fracción II y 90 del Reglamento Interior del Honorable Congreso del Estado Libre y Soberano de Puebla y demás relativos y aplicables, se expide el siguiente:


    LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA


    CAPÍTULO I


    CAPÍTULO I

    DISPOSICIONES GENERALES


    ARTÍCULO 1


    ARTÍCULO 1.- La presente Ley es de orden público y obligatoria en el Estado de Puebla, y tiene por objeto establecer las disposiciones que permitan la adecuada administración de los archivos en posesión de los Poderes del Estado, de los organismos autónomos, así como establecer los mecanismos de coordinación y de concertación entre el Estado, los municipios y personas físicas o morales, para la conservación del patrimonio documental del Estado, además de fomentar el resguardo, difusión y acceso de archivos de relevancia histórica, social, técnica, científica o cultural, a través del Sistema Estatal de Archivos y de las unidades administrativas facultadas por la presente Ley de impulsar dichos mecanismos.


    ARTÍCULO 2


    ARTÍCULO 2.- Son sujetos obligados de esta Ley:

    I. El Poder Ejecutivo del Estado, sus dependencias y entidades;

    II. El Poder Legislativo del Estado y cualquiera de sus órganos;

    III. El Poder Judicial del Estado y cualquiera de sus órganos;

    IV. Los organismos públicos autónomos; y

    V. Los Ayuntamientos, sus dependencias y entidades paramunicipales.


    ARTÍCULO 3


    ARTÍCULO 3.- La interpretación de esta Ley, de su Reglamento y de los demás ordenamientos que deriven de ellos, corresponde a la Secretaría General de Gobierno, por conducto de la Subsecretaría Jurídica, de la Dirección General de Archivos y Notarías y de la Dirección del Archivo General del Estado.


    ARTÍCULO 4


    ARTÍCULO 4.- La actividad archivística es una función pública que no podrá transferirse o concesionarse.


    ARTÍCULO 5


    ARTÍCULO 5.- Para los efectos de la presente Ley, se entenderá por:

    I. Acervo documental: Conjunto de documentos, sea cual fuere su forma y soporte material, producidos o recibidos por una persona física o jurídica, o por un organismo público o privado en el ejercicio de sus funciones;

    II. Administración de documentos: Conjunto de métodos y prácticas destinados a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los documentos de archivo;

    III. Archivística: Disciplina dedicada al estudio y aplicación de las teorías y técnicas relativas a la función de los archivos, su organización, normatividad, tratamiento y gestión;

    IV. Archivo: Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos por los sujetos obligados o los particulares en el ejercicio de sus atribuciones o en el desarrollo de sus actividades;

    (REFORMADA, P.O. 19 DE OCTUBRE DE 2015)
    V. Archivo administrativo: Aquél que permite la correcta gestión de documentos o archivos electrónicos en posesión de los Poderes Ejecutivo, Legislativo o Judicial o de los organismos autónomos de los tres órdenes de gobierno;

    (REFORMADA, P.O. 19 DE OCTUBRE DE 2015)
    VI. Archivo de concentración: Aquél que contiene documentos o archivos electrónicos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de los sujetos obligados, y que permanecen en él hasta su destino final;

    (REFORMADA, P.O. 19 DE OCTUBRE DE 2015)
    VII. Archivo de trámite: Aquél que contiene documentos o archivos electrónicos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa;

    (REFORMADA, P.O. 19 DE OCTUBRE DE 2015)
    VIII. Archivo histórico: Aquél en el que se administra, organiza, describe, conserva y difunde la memoria documental institucional, así como la integrada por documentos, colecciones documentales y/o archivos electrónicos de relevancia para la memoria estatal y cuyo acceso es público;

    IX. Archivo General: Dirección del Archivo General del Estado de Puebla;

    (REFORMADA, P.O. 19 DE OCTUBRE DE 2015)
    X. Archivo privado de interés público: Documentos, colecciones de estos o archivos electrónicos que ostenten interés público, histórico o cultural en poder de particulares;

    (REFORMADA, P.O. 19 DE OCTUBRE DE 2015)
    XI. Baja documental: Eliminación de aquella documentación y/o archivos electrónicos que hayan prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, y que no contengan valores históricos;

    XII. Catálogo de disposición documental: Registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final;

    (REFORMADA, P.O. 19 DE OCTUBRE DE 2015)
    XIII. Ciclo vital del documento: Conjunto de etapas de un documento y/o archivo electrónico que se asignan con base en el asunto que le da origen, sus valores y usos que tiene durante cada una de ellas, correspondiendo a cada etapa un tratamiento especializado y su conservación en un archivo específico que puede ser de trámite, de concentración o histórico, o bien su baja documental;

    XIV. Clasificación archivística: Proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de los sujetos obligados;

    XV. Consejo: Consejo Estatal de Archivos;

    (REFORMADA, P.O. 19 DE OCTUBRE DE 2015)
    XVI. Conservación de archivos: Conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas de la información de los documentos físicos y electrónicos de archivo;

    XVII. Cuadro General de Clasificación Archivística: Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado;

    XVIII. Declaratoria de Patrimonio Documental del Estado: Consiste en el reconocimiento otorgado por el Consejo Estatal de Archivos de que un documento, colección o unidad de archivo, forma parte de la memoria histórica del Municipio o el Estado, obligando al poseedor a garantizar su protección y difusión;

    XIX. Dependencias y entidades: Las señaladas en la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado y la Ley Orgánica Municipal;

    XX. Destino final: Selección de los expedientes de los archivos de trámite o concentración cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histórico;

    XXI. Documento de archivo: El que registra un acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de los sujetos obligados, independientemente del soporte en el que se encuentren;

    XXII. Documento electrónico y/o digital: Aquél que almacena la información en un medio que precisa de un dispositivo electrónico para su lectura;

    XXIII. Documento histórico: Aquél que posee valores secundarios y de preservación a largo plazo por contener información relevante para la institución generadora pública o privada, que integra la memoria colectiva del Estado y es fundamental para el conocimiento de la historia estatal;

    (REFORMADA, P.O. 19 DE OCTUBRE DE 2015)
    XXIV. Expediente: Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivos físicos o electrónicos, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos obligados;

    (REFORMADA, P.O. 19 DE OCTUBRE DE 2015)
    XXV. Fondo: Conjunto de documentos y archivos electrónicos producidos orgánicamente por un sujeto obligado, que se identifica con el nombre de este último;

    XXVI. Guía simple de archivo: Esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de un sujeto obligado, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales;

    XXVII. Instrumentos de descripción: Cualquier descripción o instrumento de referencia como son los diferentes tipos de guías, inventarios y catálogos, realizados o recibidos por una unidad archivística en el desarrollo del control administrativo e intelectual de los documentos, en términos de las normas en la materia;

    XXVIII. Inventarios documentales: Instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización, transferencia o baja documental;

    XXIX. Ley: Ley de Archivos del Estado de Puebla;

    XXX. Metadato: Conjunto de datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos de archivo y su administración a través del tiempo, y que sirven para identificarlos, facilitar su búsqueda, administración y control de su acceso;

    XXXI. Patrimonio documental del Estado: Documentos de archivo y libros que por su naturaleza no son fácilmente sustituibles y dan cuenta de la evolución del Estado y de las personas e instituciones que han contribuido en su desarrollo, o cuyo valor testimonial, de evidencia o informativo les confiere interés público, les asigna la condición de bienes culturales y les da pertenencia en la memoria colectiva del Estado;

    XXXII. Plazo de conservación: Periodo de guarda de la documentación en los archivos de trámite, de concentración, y en su caso, histórico. Consiste en la combinación de la vigencia documental, y en su caso, el término precautorio y periodo de reserva que se establezca, de conformidad con la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado;

    XXXIII. Registro: El Registro Documental del Estado es el censo en el que se registrarán las unidades archivísticas que cumplan con las disposiciones de esta Ley, las colecciones y documentos de relevancia, y demás elementos que dispongan esta Ley y su respectivo Reglamento;

    XXXIV. Reglamento: Reglamento de la Ley de Archivos de (sic) Estado;

    XXXV. Sección: Cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada sujeto obligado, de conformidad con las disposiciones legales aplicables;

    XXXVI. Serie: División de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico;

    XXXVII. Sistema: El Sistema Estatal de Archivos;

    XXXVIII. Transferencia: Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico;

    XXXIX. Unidades administrativas responsables: Las áreas reconocidas en las Leyes Orgánicas de los Sujetos Obligados que tienen su propio programa operativo anual, estructura y presupuesto;

    XL. Unidades archivísticas: Los archivos de trámite, de concentración o el histórico, de cada uno de los sujetos obligados;

    XLI. Valor documental: Condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración; o bien, evidenciales, testimoniales e informativas en los archivos históricos;

    XLII. Valoración documental: Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia; y

    XLIII. Vigencia documental: Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.


    ARTÍCULO 6


    ARTÍCULO 6.- Los sujetos obligados que refiere esta Ley, se regirán por los siguientes principios:

    I. Conservación: Adoptar las medidas técnicas, administrativas y tecnológicas para la adecuada preservación de los archivos;

    II. Procedencia: Conservar el orden original de cada fondo documental producido por los sujetos obligados en el desarrollo de su actividad institucional, para distinguirlo de otros fondos semejantes;

    III. Integridad: Garantizar que los documentos de archivo sean completos y veraces para reflejar con exactitud la información contenida; y

    IV. Disponibilidad: Adoptar medidas pertinentes para la organización y localización de los documentos de archivo.


    ARTÍCULO 7


    ARTÍCULO 7.- Son objetivos de esta Ley:

    I. Promover el uso, métodos y técnicas que garanticen la localización y disposición expedita de documentos a través de sistemas modernos de organización y conservación de los archivos de los sujetos obligados, que contribuyan a la eficiencia gubernamental, la correcta gestión gubernamental y el avance institucional;

    II. Asegurar el acceso oportuno a la información contenida en los archivos para contribuir a la rendición de cuentas, mediante la adecuada administración y custodia de los archivos que contienen información pública gubernamental;

    III. Regular la organización y conservación del sistema institucional de archivos de los sujetos obligados, a fin de que se preserven actualizados y permitan la publicación en medios electrónicos de la información relativa a sus indicadores de gestión y el ejercicio de recursos públicos, así como de aquélla que por su contenido tenga un alto valor para la sociedad;

    IV. Promover la investigación histórica documental;

    V. Asegurar la disponibilidad, localización expedita, integridad y conservación de los documentos de archivo que poseen los sujetos obligados;

    VI. Fomentar el uso y difusión de los archivos históricos generados por los sujetos obligados, favoreciendo la investigación y resguardo de la memoria institucional del Estado;

    VII. Procurar la utilización de tecnologías de la información para mejorar la administración de los archivos por los sujetos obligados;

    VIII. Establecer mecanismos para la colaboración entre las autoridades federales, estatales y municipales en materia de archivos; y

    IX. Contribuir a la promoción de una cultura de valoración, organización, conservación y disponibilidad de los archivos y su reconocimiento como eje de la actividad gubernamental.


    ARTÍCULO 8


    ARTÍCULO 8.- Los archivos son esenciales para el ejercicio de la función pública y por tanto, corresponde a los sujetos obligados su cuidado y conservación, por lo que queda prohibida bajo cualquier título la transferencia de documentos, series documentales o archivos a favor de persona física o jurídica, aún en custodia temporal, salvo los casos expresamente permitidos por esta Ley.

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