Sistema de Consulta de Ordenamientos




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    ACUERDO GENERAL RELATIVO A LA ORGANIZACIÓN, DESCRIPCIÓN, CONSERVACIÓN, VALORACIÓN Y DESTINO FINAL DE LOS EXPEDIENTES QUE EN EL ÁMBITO ADMINISTRATIVO FORMAN PARTE DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DEL TRIBUNAL ELECTORAL DEL PODER JUDICIAL DE LA FEDERACIÓN.

    TEXTO ORIGINAL.

    Acuerdo publicado en el Número 9 del Diario Oficial de la Federación, el jueves 12 de febrero de 2020.

    Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.- Comisión de Administración.- Secretaría.- Secretaría Administrativa.

    ACUERDO GENERAL RELATIVO A LA ORGANIZACIÓN, DESCRIPCIÓN, CONSERVACIÓN, VALORACIÓN Y DESTINO FINAL DE LOS EXPEDIENTES QUE EN EL ÁMBITO ADMINISTRATIVO FORMAN PARTE DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DEL TRIBUNAL ELECTORAL DEL PODER JUDICIAL DE LA FEDERACIÓN.

    CONSIDERANDO:

    […]

    En consecuencia, con fundamento en los artículos 99, párrafo décimo, de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; 208 y 209, fracción IV, de la Ley Orgánica del Poder Judicial de la Federación, la Comisión de Administración del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación emite el siguiente:


    ACUERDO GENERAL


    CAPÍTULO PRIMERO


    CAPÍTULO PRIMERO

    DISPOSICIONES GENERALES


    ARTÍCULO 1


    ARTÍCULO 1. Objeto. El presente Acuerdo General tiene por objeto regular los procesos de organización, descripción, conservación, valoración y destino final de los expedientes que se generan en el ámbito administrativo y que forman parte del Sistema Institucional de Archivos del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación, tanto en formato impreso como electrónico.


    ARTÍCULO 2


    ARTÍCULO 2. Ámbito de aplicación. Las disposiciones de este ordenamiento son de observancia obligatoria para todas las áreas del Tribunal Electoral, inclusive para sus Salas en cuanto a los expedientes que generen en el ámbito administrativo.


    ARTÍCULO 3


    ARTÍCULO 3. Definiciones. Para efectos de este Acuerdo, se entenderá por:

    I. ACUERDO: Acuerdo General relativo a la organización, descripción, conservación, valoración y destino final de los expedientes que en el ámbito administrativo forman parte del Sistema Institucional de Archivos del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.

    II. APLICACIÓN WEB: Herramienta que los usuarios pueden utilizar accediendo a un servidor web a través de internet o de una intranet mediante un navegador.

    III. ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN: Acervo conformado por los expedientes generados en el ámbito administrativo de asuntos concluidos y cuya consulta es esporádica, por lo que se encuentra a cargo del área responsable de la administración de documentos en etapa semiactiva, y permanece en ella hasta su transferencia secundaria o baja documental.

    IV. ARCHIVO DE TRÁMITE: Acervo conformado por los expedientes generados en el ámbito administrativo, de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de las áreas responsables de la administración de documentos en etapa activa, los cuales permanecen en ella hasta su transferencia primaria.

    V. ARCHIVO HISTÓRICO: Acervo integrado por los expedientes generados en el ámbito administrativo que se ha determinado son de relevancia para la memoria institucional y nacional por contener valores testimoniales, evidenciales o informativos, independientemente de su soporte documental, por lo que su conservación es permanente y se encuentra a cargo del área responsable de la administración de los expedientes en etapa inactiva.

    VI. ARCHIVO INSTITUCIONAL: Inmueble destinado al resguardo y custodia de los expedientes que, en el ámbito administrativo, genere o reciba el Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación en el ejercicio de sus funciones y atribuciones, durante sus etapas semiactiva e inactiva, el cual está a cargo de la Dirección General de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales, a través de la Dirección de Archivos.

    VII. ÁREA O ÁREAS: Sala Superior, Presidencia, Ponencias, Salas Regionales, Sala Especializada, Secretaría de la Presidencia, Secretarías Generales de Acuerdos, Secretaría Administrativa, Coordinación General de Asesores, Subsecretaría General de Acuerdos, Comisión Sustanciadora, y las Comisiones y Comités de Sala Superior, órganos auxiliares de la Comisión de Administración, áreas adscritas a la Presidencia, áreas de apoyo administrativo adscritas a la Secretaría Administrativa; así como las demás que llevan a cabo actividades para el cumplimiento de los objetivos, tareas y programas del Tribunal Electoral.

    VIII. BAJA DOCUMENTAL: Eliminación de los expedientes generados en el ámbito administrativo, en formato físico, cuyos valores administrativos, legales, fiscales o contables han prescrito y carecen de valores testimoniales, evidenciales o informativos que permitan atribuirle un carácter histórico, siempre que hayan sido previamente desincorporados del régimen del dominio público de la Federación.

    IX. BIENES DE ACCESO PÚBLICO: Aquellos que por poseer valores informativos, testimoniales o evidenciales, se resguardan en el Archivo Histórico, y que pueden ser objeto de libre consulta, sin mayores restricciones que aquellas que señale la normativa en materia de transparencia, acceso a la información pública y protección de datos personales.

    X. CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL: Instrumento archivístico a través del cual se establecen los criterios relativos a los valores documentales, plazos de conservación, vigencia documental, clasificación de reserva o confidencialidad y destino final de los expedientes generados en el ámbito administrativo, de acuerdo a las series documentales establecidas en el Cuadro General de Clasificación Archivística.

    XI. CICLO VITAL: Las etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos, desde su creación o recepción hasta la determinación de su destino final, bien sea su eliminación o su conservación permanente.

    XII. CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA: Proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos generados en el ámbito administrativo con base en la estructura funcional del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación, representada en el Cuadro General de Clasificación Archivística.

    XIII. CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN: Proceso mediante el cual se determina que la información que resguarda el Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación se ubica en alguno de los supuestos de reserva o confidencialidad, de conformidad con las disposiciones legales aplicables.

    XIV. COMITÉ: Comité de Valoración Documental del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.

    XV. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA: Instrumento técnico para la identificación y agrupación de los expedientes en forma homogénea, de acuerdo a la estructura jerárquica y a las funciones del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.

    XVI. DESINCORPORACIÓN: Acto en virtud del cual se separan del régimen del dominio público aquellos expedientes generados en el ámbito administrativo, en formato físico, cuyo plazo de resguardo precautorio ha concluido, sus valores primarios han prescrito y que carezcan de valores testimoniales, evidenciales o informativos que justifiquen su conservación permanente por su carácter histórico; o bien, se dictamine su pérdida total a causa de algún siniestro o, por su avanzado grado de deterioro, no puedan ser utilizados ni aprovechada la información que contienen; por lo que procede su baja documental.

    XVII. DIGITALIZACIÓN: Técnica que permite la migración de la información que se encuentre guardada de manera analógica (soportes en papel, video, casetes, cinta, película, microfilm u otros) a una que sólo puede leerse o interpretarse por una infraestructura informática.

    XVIII. DIRECCIÓN GENERAL: Dirección General de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.

    XIX. DIRECCIÓN DE ARCHIVOS: Dirección de Archivos adscrita a la Dirección General de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.

    XX. DOCUMENTOS DE ARCHIVO: Aquellos que registran un hecho o acto administrativo, técnico, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido o usado en el ejercicio de las facultades, competencias o funciones del Tribunal Electoral, con independencia de su fuente, soporte documental, formato o fecha de elaboración; tales como resoluciones, acuerdos, lineamientos, reportes, estudios, actas, oficios, correspondencia, procedimientos, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, notas, memorandos, estadísticas, fichas técnicas, códigos fuente, demandas, constancias legales, instrumentos jurídicos, instrumentos normativos, pólizas, estados financieros, nombramientos.

    XXI. DOCUMENTOS DE ARCHIVO ELECTRÓNICOS: Aquellos que registran un acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación, que requiere de un dispositivo para su registro, almacenamiento, acceso, uso, lectura, transmisión, respaldo y preservación.

    XXII. DOCUMENTOS HISTÓRICOS: Aquellos que poseen valores evidenciales, testimoniales o informativos relevantes para la sociedad, que forman parte de la memoria colectiva del país y que son fundamentales para el conocimiento de la historia nacional, regional o local.

    XXIII. DOCUMENTOS ORIGINALES: Aquellos soportes impresos que contienen un rasgo distintivo o signo de puño y letra que sea insustituible, así como aquellos que son firmados de forma electrónica.

    No se considerarán documentos originales aquellos de los que se pueda obtener copia certificada por alguna dependencia gubernamental, notarías o corredurías públicas, sin que sea necesaria la autorización de las partes que hayan intervenido en el acto jurídico.

    XXIV. ETAPA ACTIVA: Fase del ciclo vital de archivo en la que se encuentran los expedientes que se generan en el ámbito administrativo, de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de las áreas del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación; cuya administración corresponde a su respectivo Archivo de Trámite.

    XXV. ETAPA SEMIACTIVA: Fase del ciclo vital de archivo en la que se encuentran los expedientes generados en el ámbito administrativo de asuntos concluidos, por lo que han sido cerrados y no podrá incorporárseles nuevos documentos ni serán sujetos a eliminación de acuerdo con el Catálogo de Disposición Documental; cuya administración corresponde al Archivo de Concentración.

    XXVI. ETAPA INACTIVA: Fase del ciclo vital de archivo en la que se encuentran los expedientes generados en el ámbito administrativo, de conservación permanente por razón de su relevancia para la memoria institucional y nacional, y que son de carácter público; cuya administración corresponde al Archivo Histórico.

    XXVII. EXPEDIENTE: Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo generados en el ámbito administrativo, ordenados y relacionados con un mismo asunto, actividad o trámite, derivado de la realización de las funciones y atribuciones de las áreas.

    XXVIII. EXPURGO: Operación por la que se identifican, seleccionan y retiran de manera responsable los documentos sin valor o papeles de apoyo, a fin de conservar sólo aquellos que reúnen las mejores condiciones de testimonio, evidencia o información, para que pasen a la siguiente etapa documental.

    XXIX. FICHA TÉCNICA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL: Instrumento que permite identificar, analizar y establecer el contexto y valoración de una serie documental.

    XXX. GUÍA SIMPLE DE ARCHIVO: Instrumento técnico que proporciona información general sobre el fondo documental del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación, de conformidad con las secciones y series documentales contenidas en el Cuadro General de Clasificación Archivística, así como los datos de la persona responsable de su resguardo, que orienta de manera global sobre las características del Sistema Institucional de Archivos y auxilia en la búsqueda de información.

    XXXI. INFORMACIÓN: La contenida en los documentos que el Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación genere, obtenga, adquiera, transforme o conserve por cualquier título, o bien, aquella que por una obligación legal o administrativa deba generar o conservar.

    XXXII. INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Aquella que contiene datos personales concernientes a una persona identificada o que la hagan identificable, directa o indirectamente, de conformidad con la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública y de la Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados.

    XXXIII. INFORMACIÓN RESERVADA: Aquella que se encuentra temporalmente fuera del acceso público por actualizar alguna de las hipótesis establecidas en la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

    XXXIV. LEY GENERAL: Ley General de Archivos.

    XXXV. LEY GENERAL DE TRANSPARENCIA: Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

    XXXVI. METADATOS: Conjunto de datos que describen la estructura, el contenido y el contexto de los expedientes, tanto en formato impreso como electrónico, y que sirven para identificarlos, facilitar su búsqueda y recuperación eficaz, administrarlos y controlar su acceso y consulta a lo largo de su ciclo vital.

    XXXVII. MIGRACIÓN: Procedimiento controlado que permite trasladar registros, documentos de archivo o expedientes completos, en formato electrónico, de un sistema informático a otro, a fin de que conserven sus atributos de autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad.

    XXXVIII. PADA: Programa Anual de Desarrollo Archivístico, es el instrumento de planeación orientado a establecer los objetivos y metas a alcanzar en relación con la administración de los archivos, en el que se definen las prioridades institucionales en la materia, así como los requerimientos para su ejecución, cumplimiento y evaluación.

    XXXIX. SADAI: Sistema de Administración del Archivo Institucional.

    XL. SIGNATURA TOPOGRÁFICA: Ubicación física que tendrán las cajas contenedoras de los expedientes dentro del área de acervo del Archivo Institucional; cuyo detalle comprende el número de transferencia, módulo, pasillo, estante, entrepaño y número de cajas a fin de facilitar su localización.

    XLI. SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN INSTITUCIONAL: Es el sistema informático mediante el cual las áreas llevan a cabo el registro, control y seguimiento de los asuntos de su competencia; asimismo, permite clasificar y vincular los registros y trasladarlos, como un documento de archivo, a un expediente previamente generado en el SADAI.

    XLII. SOPORTE DOCUMENTAL: Medio en el cual se contiene la información, el cual varía según los materiales o la tecnología que se emplee. Así, además del papel, existen en formato electrónico, audiovisual, sonoro, entre otros.

    XLIII. TRANSFERENCIA PRIMARIA: Procedimiento mediante el cual, de manera controlada y sistemática, las áreas entregan al Archivo Institucional, a través de las personas responsables de los Archivos de Trámite, los expedientes que han generado y que se encuentran en etapa semiactiva, para su resguardo en el Archivo de Concentración, de conformidad con lo dispuesto en este Acuerdo y en el Catálogo de Disposición Documental.

    XLIV. TRANSFERENCIA SECUNDARIA: Procedimiento mediante el cual el Archivo de Concentración entrega al Archivo Histórico, con el apoyo de las personas responsables de los Archivos de Trámite, los expedientes que se encuentran en etapa inactiva y deban conservarse de manera permanente, de conformidad con lo dispuesto en este Acuerdo y en el Catálogo de Disposición Documental.

    XLV. TRIBUNAL ELECTORAL: Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.

    XLVI. VALORACIÓN: Actividad que consiste en el análisis de la información contenida en los expedientes a fin de identificar sus atributos y establecer la pertinencia de su conservación, disposición y acciones de transferencia, de conformidad con los criterios establecidos en este Acuerdo General, en el Catálogo de Disposición Documental y demás normativa que resulte aplicable.

    XLVII. VERSIÓN PÚBLICA: Documento a partir del cual se otorga acceso a la información, en el que se testan partes o secciones clasificadas, indicando el contenido de éstas de manera genérica, fundando y motivando la reserva o confidencialidad, a través de la resolución que para tal efecto emita el Comité de Transparencia.

    XLVIII. VIGENCIA DOCUMENTAL: Periodo durante el cual un documento de archivo o un expediente mantiene sus valores administrativos, jurídicos, legales, fiscales o contables.


    CAPÍTULO SEGUNDO


    CAPÍTULO SEGUNDO

    DEL COMITÉ DE VALORACIÓN DOCUMENTAL


    ARTÍCULO 4


    ARTÍCULO 4. Naturaleza jurídica. El Comité es el grupo interdisciplinario que tiene a su cargo dictaminar las propuestas de valoración de los expedientes de conformidad con los criterios establecidos en este Acuerdo General, aprobar su destino final; así como cumplir las atribuciones que le confieran la Ley General de Archivos, este Acuerdo y las demás disposiciones que le sean aplicables.


    ARTÍCULO 5


    ARTÍCULO 5. Integración. El Comité estará integrado por las personas titulares de las siguientes áreas:

    I. Secretaría Administrativa, quien lo presidirá.

    II. Contraloría Interna.

    III. Dirección General de Asuntos Jurídicos.

    IV. Dirección General de Sistemas.

    V. Dirección General de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales.

    Las personas integrantes del Comité tendrán el carácter de vocales, con derecho a voz y voto.

    Las personas titulares de la Coordinación General de Asesores de la Presidencia y de la Dirección General de Planeación y Evaluación Institucional tendrán el carácter de invitadas permanentes a las sesiones del Comité y tendrán derecho de voz.

    Las áreas generadoras de los expedientes participarán en las sesiones del Comité como invitadas, con derecho de voz, cuando se traten asuntos concernientes a sus funciones en el ámbito de la materia de este Acuerdo General.

    El Comité contará con una Secretaría Técnica, que estará a cargo de la persona titular de la Dirección de Archivos y, en su caso, fungirá como suplente la persona titular de Subdirección de Registro y Control.

    Las personas titulares de las áreas que integran el Comité, los invitados permanentes, y las demás áreas podrán designar a la persona que fungirá como suplente durante las sesiones, mediante oficio dirigido a la Presidencia del Comité con copia para la Secretaría Técnica, con una anticipación de tres días hábiles para las sesiones ordinarias y de forma inmediata a la convocatoria de sesiones extraordinarias.


    ARTÍCULO 6


    ARTÍCULO 6. Atribuciones del Comité. Corresponde al Comité, en la materia de este Acuerdo:

    I. Confirmar, modificar o revocar las propuestas que para la determinación de las series y subseries documentales, los valores documentales, plazos de conservación y de destino final de los expedientes le presenten las áreas para la integración o modificación de los instrumentos de control y consulta archivísticos, así como de las fichas técnicas de valoración documental, previo dictamen de la Dirección General por conducto de la Dirección de Archivos.

    II. Confirmar, modificar o revocar la propuesta de destino final de los expedientes que hayan formulado las áreas con fundamento en este Acuerdo, a fin de determinar si causan baja documental o se transfieren al Archivo Histórico del Tribunal Electoral.

    III. Autorizar la desincorporación de los expedientes que carezcan de valores secundarios y deban causar baja documental.

    IV. Informar a la Comisión de Administración sobre la determinación que haya adoptado en relación con el destino final de los expedientes.

    V. Tomar conocimiento de la baja documental o desintegración material de los expedientes que carezcan de valores secundarios y haya desincorporado.

    VI. Tomar conocimiento del calendario de transferencias primarias de los Archivos de Trámite de las áreas al Archivo de Concentración.

    VII. Tomar conocimiento del calendario de transferencias secundarias que se realicen al Archivo Histórico, de conformidad con el acuerdo que al respecto haya dictado.

    VIII. Ordenar que se realice la publicación de los acuerdos, actas e inventarios de baja documental y transferencia secundaria en el portal de transparencia del Tribunal Electoral.

    IX. Autorizar la publicación del Cuadro General de Clasificación Archivística, del Catálogo de Disposición Documental y de la Guía de Archivos en los portales de intranet e internet del Tribunal Electoral.

    X. Aprobar el PADA, en lo concerniente a la materia de este Acuerdo, tomar conocimiento del informe anual relativo a su cumplimiento y ordenar su publicación en el portal de transparencia del Tribunal Electoral.

    XI. Aprobar las propuestas que se le sometan a fin de garantizar la seguridad y resguardo del acervo electrónico, y evitar el acceso no autorizado a la información, tales como normas, políticas, sistemas e infraestructura tecnológicas, entre otras; e informar a la Comisión de Administración para su conocimiento.

    XII. Aprobar las propuestas que para la difusión de las imágenes de los expedientes históricos le presente la Dirección General de Sistemas junto con la Dirección General por conducto de la Dirección de Archivos e informar a la Comisión de Administración para su conocimiento.

    XIII. Autorizar las políticas y estrategias de preservación electrónica a largo plazo, que permitan conservar los expedientes y aplicar los mecanismos y las herramientas que proporcionan las tecnologías de la información para mantenerlos a disposición de los usuarios.

    XIV. Promover y supervisar que los sistemas informáticos y la plataforma e infraestructura tecnológicas relativos a la gestión documental y administración de archivos se mantengan actualizados.

    XV. Emitir opiniones, referencias técnicas sobre valores documentales, pautas de comportamiento y recomendaciones relativas a la disposición documental de las series documentales.

    XVI. Emitir criterios de interpretación de este Acuerdo y, en su caso, informar a la Comisión de Administración, para su conocimiento.

    XVII. Dictar los acuerdos que correspondan respecto de cada asunto que se presente a su consideración.

    XVIII. Aprobar su calendario de sesiones ordinarias del ejercicio correspondiente.

    XIX. Resolver cualquier situación no prevista en este Acuerdo.

    XX. Las demás que le confieran la Ley General y las disposiciones aplicables.


    ARTÍCULO 7


    ARTÍCULO 7. Funcionamiento. El Comité sesionará de forma ordinaria tres veces al año, en los meses de enero, mayo y octubre, de conformidad con el calendario que apruebe en la primera sesión ordinaria del ejercicio correspondiente o en la última del ejercicio inmediato anterior; y en forma extraordinaria cuando sea necesario para tratar asuntos que deban hacerse del conocimiento del Comité y no puedan esperar a la celebración de la siguiente sesión ordinaria. Durante las sesiones extraordinarias, únicamente se tratarán los asuntos para los cuales fueron convocadas, no existiendo la posibilidad de tratar asuntos generales.

    La convocatoria a sesiones ordinarias se realizará con un mínimo de tres días hábiles de anticipación.

    Las sesiones extraordinarias se realizarán a petición de las personas integrantes cuando se estime que existe un asunto de relevancia, en este supuesto la convocatoria deberá notificarse al menos con veinticuatro horas de anticipación.

    El Comité sesionará válidamente con la asistencia de tres de sus integrantes titulares y dos suplentes. Sus resoluciones se tomarán por votación mayoritaria.

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